Полное руководство: Автоматизация
Про автоматизацию
Все, что позволяет упростить работу с платформой для менеджера обучения.
Чтобы перейти в раздел с управлением правил автоназначения, в боковом меню нажмите на кнопку "Автоматизация":
Содержание
Автоназначение курсов и программ ученикам
С помощью функции создания правил назначений курсов и программ пользователям, Вы можете автоматизировать и максимально упростить процесс распределения участников обучения.
Это позволит, ещё на этапе добавления пользователей в аккаунт, распределять их по соответствующим программам или курсам.
Либо, распределить уже добавленных пользователей всего за пару кликов.
Чтобы перейти в раздел с управлением правил автоназначения, в боковом меню нажмите на кнопку "Автоматизация":
Создание
Перейдите на страницу со списком правил автоназначений и нажмите на кнопку "Добавить правило":
После чего, откроется окно для создания нового правила автоназначения:
- Название. Название правила автоназначения, для удобства ориентации по списку автоназначений в будущем.
-
Только для новых пользователей.
Если настройка включена: автоназначение сработает только на тех пользователей, кто только добавляется в аккаунт и если группы у пользователя указаны в момент добавления (API, импорт файлом).
Если настройка отключена: автоназначение сработает на всех тех пользователей, кто уже есть в аккаунте и добавляется в него, при этом, у пользователя присутствуют группы или подгруппы, указанные в правиле автоназначения. -
Группы. Выбор групп пользователей, к которым будет применяться правило автоназначения. Сами группы создаются в разделе "Пользователи" или "Справочники".
Обратите внимание.
Если вы выбираете, к примеру, две группы/подгруппы, то правило автоназначения сработает только для тех пользователей, кому присвоены значения сразу из обе указанных. При этом, у самого пользователя может быть указано сколько угодно групп/подгрупп, но обязательно должны быть как минимум те, которые указаны в вашем правиле, чтобы оно сработало. - Сессии. Выбор сессии (потоков) курсов или их списка, куда будут зачисляться выбранные группы пользователей.
- Программы. Выбор программы или нескольких программ, куда будут зачисляться выбранные группы пользователей.
- Нужно указывать в правиле автоназначения и сессии (потоки), и программы? Или можно что-то одно?
В правиле автоназначения можно указывать как по отдельности только сессии (потоки) или только программы. Так и оба варианта вместе в одном правиле: сессии с программами.
Редактирование, копирование и удаление
При необходимости, вы можете скопировать/отредактировать или удалить ранее созданное правило:
Пример правила автоназначения с описанием его работы
Ниже пример демонстрационного правила автоназначения, который разберем подробнее.
В настройке групп и подгрупп правила автоназначения, выбрано:
- группа "Город" - подгруппа "Москва";
- группа "Должность" - подгруппа "Менеджер";
- группа "Отдел" - подгруппа "Маркетинг", подгруппа "Продажи".
Это правило сработает на тех пользователей, кто как минимум:
- Принадлежит подгруппе "Москва" в группе "Город";
- Принадлежит подгруппе "Менеджер" в группе "Должность";
- Принадлежит подгруппе "Маркетинг" ИЛИ подгруппе "Продажи" в группе "Отдел".
Другими словами, правило автоназначения сработает на: менеджеров из города Москва, работающих либо в отделе "Продажи", либо в отделе "Маркетинг".
Обратите внимание.
В настройках правила из примера включена настройка "Только для новых пользователей". Это говорит о том, что данное правило срабатывает только на тех пользователей, которые только добавляются в аккаунт, при этом, во время добавления они сразу распределяются в подгруппы. Распределить пользователей сразу в подгруппы при добавлении можно либо через импорт пользователей файлом, либо через добавление по API.
Если настройка "Только для новых пользователей" отключена - то автоназначение обучения сработает на всех, кто попадает под условия с группами и подгруппами, указанные в правиле.
Описание логики работы автоназначения
При создании нового правила
- Создается правило автоназначения: указывается условие - необходимый перечень групп или подгрупп пользователей, которым будет назначаться выбранное обучение по курсам или программам.
- Правило автоназначения начинает действовать только на тех пользователей, изменения в группах или подгруппах которых были сделаны уже после создания правила автоназначения.
Это означает, что если на момент создания правила автоназначения, в аккаунте уже были пользователи, подходящие под условия указанных групп или подгрупп в правиле, то на них автоназначение не сработает, так как правило было создано позже, чем произошли изменения в группах или подгруппах пользователей.
Если необходимо применить автоназначение для тех пользователей, которые были в аккаунте до момента создания правила, и попадают под условия групп или подгрупп правила, то откройте для редактирования созданное правило и нажмите на кнопку "Применить для всех":
При редактировании уже существующего правила
- Открывается для редактирования уже существующее правило автоназначения и меняются какие-либо условия в нем: группы или подгруппы, список обучения для автоназачения.
- Новые изменения, сделанные при редактировании правила автоназначения, начнут действовать только на тех пользователей, изменения в группах или подгруппах которых были сделаны уже после изменения правила автоназначения.
Это означает, что если на момент редактирования правила автоназначения, в аккаунте уже были пользователи, подходящие под условия указанных групп или подгрупп в правиле, то для них сделанные и сохраненные изменения при редактировании правила не применятся, так как изменение было сделано позже, чем произошли изменения в группах или подгруппах пользователей.
Если необходимо применить сделанные изменения в правиле автоназначения для тех пользователей, которые были в аккаунте до момента редактирования правила, и попадают под условия групп или подгрупп правила, то откройте для редактирования созданное правило и нажмите на кнопку "Применить для всех":
Примеры работы правил автоматизации
Для полного понимания процессов создания и редактирования правил автоназначения рассмотрим следующие примеры:
- Пример №1. Создаем новое правило, без галочки в настройке "Только для новых пользователей" - создание правила само по себе не вызывает автоназначения обучения. Для того чтобы автоназначение сработало, необходимо нажать “Применить для всех” и “Сохранить”.
Если после создания правила, кто-то из пользователей был добавлен в подгруппы, удовлетворяющие правилу, то правило сработает.
- Пример №2. Редактируем уже существующее правило (любой параметр), без галочки в настройке "Только для новых пользователей" - изменение условий в правиле само по себе не вызывает автоназначения обучения. Для того чтобы автоназначение сработало, необходимо нажать “Применить для всех” и “Сохранить”. Если после сохранения изменений в правиле кто-то из пользователей был добавлен в подгруппы, удовлетворяющие правилу, то правило сработает.
- Пример №3. Создаем новое правило, с галочкой в настройке "Только для новых пользователей" - создание правила само по себе не вызывает автоназначения обучения. Для того чтобы автоназначение сработало, необходимо нажать “Применить для всех” и “Сохранить”. Если после создания правила, новый пользователь будет добавлен в аккаунт вместе с указанием групп и подгрупп (импортом или по API, подробнее здесь) И попадет под условия подгрупп, указанных в правиле, то правило сработает.
- Пример №4. Редактируем уже существующее правило (любой параметр), с галочкой в настройке "Только для новых пользователей" - изменение условий в правиле само по себе не вызывает автоназначения обучения. Для того чтобы автоназначение сработало, необходимо нажать “Применить для всех” и “Сохранить”. Если после редактирования правила, новый пользователь будет добавлен в аккаунт вместе с указанием групп и подгрупп (импортом или по API, подробнее здесь) И попадет под условия подгрупп, указанных в правиле, то правило сработает.
- Пример №5. Изменяем настройку "Только для новых пользователей" и сохраняет правило - изменение условий в правиле само по себе не вызывает автоназначения обучения. Для того чтобы автоназначение сработало, необходимо нажать “Применить для всех” и “Сохранить”. Если после редактирования правила, в зависимости от того, включена или нет настройка "Только для новых пользователей", появится пользователь, удовлетворяющий всем критериям этого правила автоназначения, то правило сработает.